1. AVANT-PROPOS
En conformité avec la loi 25 du Québec, la Fondation des maisons anciennes du Québec (FMAQ) s’engage à protéger la vie privée des personnes qui visitent son site web, participent à ses événements, communiquent avec elle ou effectuent un don, ainsi que des membres de son conseil d’administration, de ses bénévoles et contractuels.
2. DÉFINITIONS
- Discrétion : Capacité à préserver la confidentialité des informations personnelles.
- Confidentialité : Restriction d’accès aux informations obtenues dans le cadre des fonctions exercées.
- Transparence : Communication claire et accessible sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements personnels.
3. OBJECTIFS
- Protéger la vie privée, la sécurité et la confidentialité des données détenues par la FMAQ.
- Encadrer l’échange d’informations dans les activités de la FMAQ.
4. ENGAGEMENTS
- Mettre en place des procédures de protection des informations.
- Garantir la confidentialité des plaintes.
- Collecter uniquement les données nécessaires.
- Respecter la transparence et les lois en vigueur.
5. COLLECTE, CONSERVATION ET UTILISATION
La FMAQ recueille les renseignements strictement nécessaires à ses activités : nom, courriel, téléphone, adresse, etc. Des informations supplémentaires peuvent être fournies volontairement. Les données sont conservées dans un dossier numérique accessible et modifiable par la personne concernée. Les informations ne sont partagées qu’avec le consentement explicite de la personne concernée ou si requis par la loi.
Des mesures raisonnables sont prises pour prévenir toute perte, vol ou usage abusif.
6. CONSENTEMENT
Le consentement est obtenu de manière explicite, libre et éclairée, au moment de la collecte des renseignements. Il peut être retiré en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
7. VOS DROITS
Toute personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels, leur rectification, leur suppression ou le retrait de son consentement en communiquant avec la personne responsable identifiée ci-dessous.
8. ÉCHANGES, DOSSIERS ET SÉCURITÉ
- Échanges : Toujours vérifier l’identité de l’interlocuteur et obtenir l’autorisation de la personne concernée.
- Tenue de dossiers : Se limiter à des faits pertinents et nécessaires. Éviter les commentaires personnels.
Sécurité :
- Utiliser des mots de passe sécurisés.
- Verrouiller les écrans et classeurs.
- Éviter l’usage d’ordinateurs publics.
9. MODALITÉS D’APPLICATION
Le Conseil d’administration assure l’application de la politique. Tout administrateur, bénévole ou contractuel doit signer un engagement à la respecter. En cas de non-respect, le CA prend les mesures nécessaires.
10. CLASSIFICATION DES DOCUMENTS
Documents publics (accessibles à tous) :
• Documents constitutifs, règlements, rapports annuels, brochures, site internet.
Documents à usage restreint :
- Bilans financiers, politiques internes, procès-verbaux.
Documents réservés aux administrateurs/bénévoles concernés :
- Plans stratégiques et d’action, plan de communication, liste des membres et contacts.
Des accès spécifiques peuvent être accordés à certains professionnels ou bénévoles selon leurs responsabilités dans les activités de la fondation.
11. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFVP)
La FMAQ s’engage à effectuer une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour tout projet impliquant une collecte, utilisation ou communication importante de renseignements personnels.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La personne responsable de la protection des renseignements personnels à la FMAQ est :
Vous pouvez la joindre pour toute question ou demande relative à vos renseignements personnels.
